Città di Esempio

Declaratorie Attività:
Al SETTORE AFFARI ISTITUZIONALI, LEGALI E APPALTI sono attribuite, nel complesso, le seguenti principali attività finalizzate all’erogazione di specifici servizi o prestazioni:

funzioni di consulenza giuridico-amministrativa sulle proposte di deliberazione di disposizioni del Sindaco e di determinazioni nonché relative funzioni di raccordo con Settori e Servizi;
servizio di segreteria al Consiglio Comunale ed alla Giunta (predisposizione ordine del giorno, verbali, pubblicazione delibere, visti di esecutività, ecc…) e connessi adempimenti;
assistenza ai segretari nelle sedute del Consiglio Comunale e della Giunta e conseguenti adempimenti;
svolgimento di tutte le funzioni di assistenza alle attività del Segretario Generale nell’ambito dei compiti
assegnatigli dalle Leggi e dai Regolamenti;
ricerche e pareri di natura giuridico-amministrativa riferiti agli organi istituzionali;
predisposizione e revisione dei testi dello Statuto e dei Regolamenti di cui alle lettere a), b) ed e) dell’art.3 dello Statuto Comunale (sul funzionamento degli organi collegiali, sugli istituti della partecipazione e sugli istituti previsti dalla Legge 241/90) e consulenza su bozze di regolamenti predisposte dai Settori/Servizi di competenza;
procedure relative all’art. 43 D.Lgs 267 del 18/08/2000;
segreteria Presidenza del Consiglio;
assistenza conferenza Capigruppo e conseguenti adempimenti e assistenza ai gruppi consiliari;
situazione patrimoniale Amministratori;
rilevazioni fonti legislative per la Segreteria Generale;
gestione servizi di uscierato, notifica atti, albo pretorio;
gestione dei procedimenti disciplinari;
gestione servizio fotocopiatura e centralino telefonico;
cura della stipulazione e rogito dei contratti del Comune
adempimenti relativi alla gestione dell’archivio corrente cartaceo (quali: predisposizione ed aggiornamento del titolario di classificazione, numerazione , classificazione ed archiviazione della documentazione prodotta dall’Ente) e connessi adempimenti;
adempimenti riferiti all’accesso ai documenti (quali: ricerche per evasione delle istanze riferite agli atti conservati negli archivi corrente e di deposito , rilascio copie con attestazione di conformità all’originale) come da Regolamento comunale in materia;
assistenza ai consiglieri per la consultazione delle pratiche iscritte all’ordine del giorno del consiglio comunale;
adempimenti relativi all’archiviazione, pubblicazione, comunicazione a Giunta e Capigruppo ed attestazione di efficacia delle determinazioni dirigenziali e delle disposizioni sindacali;
adempimenti relativi alla gestione del protocollo generale (quali: ricezione ed assegnazione della corrispondenza in arrivo e spedizione della posta in partenza, compilazione verbali di ricezione offerte relative alle varie procedure di gara);
organizzazione e conservazione di un archivio particolare della corrispondenza del Sindaco;
adempimenti relativi alla gestione spese postali dell’Ente ;
adempimenti relativi alla gestione di cassa ( quali: riscossione diritti di ricerca e di riproduzione degli atti);
front-Office rivolto all’utenza esterna ed interna (servizio di sportello al pubblico per la ricezione della corrispondenza e per l’esercizio del diritto di informazione da parte dei cittadini, degli organi istituzionali e dell’Ente medesimo);
adempimenti relativi alla tenuta del Protocollo informatico, della gestione informatica dei flussi documentali e degli archivi ai sensi del D.P.R .445 /2000, quali:
predisposizione ed aggiornamento del Manuale di gestione del protocollo informatico e dei flussi
documentali ;
gestione della casella di posta istituzionale certificata;
attività di dematerializzazione della corrispondenza e corretta assegnazione ai Settori/Servizi di competenza;
funzioni di supporto ai Servizi comunali ed all’utenza esterna interessati al reperimento delle informazioni di protocollo collegate ai procedimenti in corso ecc.
gestione delle procedure di gara finalizzate all’affidamento di lavori, servizi e forniture a mezzo di procedura aperta, procedura ristretta, procedura negoziata (nel rispetto delle competenze riservate al responsabile del procedimento) relativamente a tutti gli atti di gara, quali:
a. attività di consulenza, controllo giuridico-amministrativo e supporto ai servizi interessati;
b. ricerche, approfondimenti e pareri in materia di appalti;
c. predisposizione ed aggiornamento degli schemi di capitolati speciali, schemi di contratto d’appalto e determinazioni a contrattare;
d. redazione, sulla base della programmazione annuale-triennale, e pubblicazione di avvisi ai sensi del codice dei contratti;
e. redazione e pubblicazione bandi di gara;
f. redazione disciplinari di gara;
g. redazione ed invio lettere invito;
h. istruttoria delle istanze di invito alla gara con richiesta di eventuali chiarimenti e/o integrazioni;
i. supporto giuridico-amministrativo alle sedute di gara;
j. redazione verbali di gara;
k. verifiche di legge e/o a campione sui requisiti economico-finanziari, tecnico organizzativi e soggettivi dei concorrenti;
l. acquisizione certificazioni a comprova requisiti di partecipazione;
m. redazione istruttoria finalizzata all’efficacia dell’aggiudicazione;
n. redazione atti di aggiudicazione definitiva;
o. redazione ed invio comunicazioni di esclusione ed aggiudicazione definitiva;
p. ecc.

supporto all’attività dei servizi interessati per la gestione delle procedure relative agli affidamenti in economia;
supporto all’attività dei servizi interessati per la gestione di autorizzazione al subappalto, previa acquisizione documentazione e verifica dei requisiti prescritti;
previo avviso pubblico, redazione ed aggiornamento di eventuali elenchi di operatori economici per l’acquisizione in economia di beni, servizi e lavori e/o supporto all’attività dei Settori interessati che vogliano eventualmente dotarsene;
redazione ed invio alle competenti autorità di prospetti statistici sugli appalti aggiudicati, ai sensi del Codice dei contratti;
gestione dei contratti di acquisto e somministrazione di beni destinati in modo generalizzato a più Settori comunali (ad eccezione di quelli ad alto contenuto tecnologico o con particolari caratteristiche la cui fornitura sia stata specificatamente attribuita ad altro settore) secondo criteri di economicità, uniformità ed omogeneità, tenendo conto dei fabbisogni annuali programmati;
gestione dei contratti di prestazioni di servizi destinati in modo generalizzato a più settori comunali (ad eccezione di quelli che presentano particolari caratteristiche qualitative, la cui gestione sia stata  specificatamente attribuita ad altro settore);
attività di consulenza e pareri legali, nonché gestione del contenzioso in materia civile ed amministrativa, con rappresentanza, assistenza e patrocinio dell’Ente in giudizio limitatamente alle questioni e controversie che non richiedano peculiare competenza specialistica o che non rivestano particolare complessità e che, a giudizio del Dirigente del settore, siano ritenute compatibili con la regolare gestione dell’attività complessiva del Servizio Affari Legali, tenuto anche conto delle professionalità presenti;
rapporti con le Cancellerie degli Uffici Giudiziari, Cancelleria Esecuzioni, Ufficio notificazioni atti giudiziari, Uffici Finanziari, Ufficio Registro, Conservatoria Registri Immobiliari necessari per la gestione del contenzioso in carico al Servizio Affari Legali;
assistenza ai settori interessati nelle procedure per l’affidamento di incarichi a legali esterni, qualora necessari;

gestione dei contratti di assicurazione dell’Ente ed adozione degli atti e degli adempimenti ad essi correlati;
attività di supporto ai Settori interessati per la gestione delle procedure di recupero dei crediti patrimoniali dell’Ente (ad eccezione dei crediti tributari ed i casi di particolare complessità che rendano opportuno il ricorso a legali o ditte specializzate esterne);
svolgimento delle funzioni di Responsabile di trattamento dei dati privacy per quanto di competenza;

funzioni di datore di lavoro ai sensi degli artt. 5 e 7 del D.Lgs. 81/08 in quanto titolare di poteri di gestione e limitatamente ai poteri di spesa attribuiti dallo stanziamento delle risorse finanziarie nel Piano Esecutivo di Gestione